La merce non consegnata al destinatario viene posta in giacenza di magazzino. Questa sosta comporta dei costi per la tua azienda. Come calcolarli?

Sai quanto incidono i costi di giacenza di magazzino sul totale della spesa trasporti di un’azienda?

Tra il 3% e il 5% di media. Tuttavia, molte aziende si ritrovano ad accettare percentuali anche del 7-8%. Per quale motivo?

È un dato che in certo senso fa riflettere, in quanto sono tantissime le aziende-clienti che “accettano” costi di giacenza così significativi, nonostante combattano quotidianamente per ridurre le proprie uscite ed aumentare gli utili. A dirla tutta, la stragrande maggioranza dei clienti subisce passivamente questa situazione.

Il 94% di quelle che utilizzano i corrieri per il recapito delle loro merci:

• non sa come monitorare questo costo o semplicemente ne sottovaluta l’impatto;
• non ha un’idea precisa di come viene calcolato;
• non ha gli strumenti per prevederlo sin dalla creazione dell’ordine;
• non ha le competenze per negoziarlo allo scopo di ridurlo o eliminarlo definitivamente.  

Anche la tua azienda fa parte di quel 94% di imprese che annoverano una o più di queste difficoltà?

Non preoccuparti, nelle prossime righe ti forniremo una serie di indicazioni e consigli che ti permetteranno di gestire in maniera adeguata i costi di giacenza di magazzino.

Che cos’è la giacenza?

Prima di affrontare la questione economica, è opportuno soffermarci brevemente sugli aspetti che caratterizzano la gestione operativa di una giacenza. Si definisce con questo termine quella condizione o quello stato in cui si trova la tua merce in seguito ad un mancato recapito al destinatario.

In quali casi la merce viene messa in giacenza? Il corriere in fase di consegna può riscontrare una serie di impedimenti. I più frequenti sono:

• l’indirizzo del destinatario è sconosciuto o errato;
• il destinatario rifiuta la merce;
• un’avaria grave della merce rende impossibile la consegna;
• il destinatario risulta irreperibile dopo uno o più tentativi di consegna.

Al verificarsi di uno dei casi appena citati, la merce ritorna nel magazzino del corriere e viene posta fisicamente in “giacenza”, ossia in uno spazio dedicato, insieme ad altre spedizioni che presentano il medesimo stato.

Come funziona l’avviso di giacenza?

Il fornitore, la sera stessa del rientro della merce o la mattina successiva, inserisce nel proprio gestionale la mancata consegna della merce, procedendo così all’apertura della giacenza. Dopodiché, ti verrà inviato un avviso di giacenza per informarti della presenza in magazzino della merce spedita.

È importante prestare attenzione alle modalità di comunicazione dell’avviso di giacenza. Tutt’oggi molti clienti accettano le comunicazioni via fax o posta: queste modalità allungano i tempi di recapito e di conseguenza la permanenza ed i costi di giacenza di magazzino.

Quindi, sarà fondamentale muoversi rapidamente appena ricevuto l’avviso di giacenza, sostanzialmente per due motivi:

1. più tempo passa, più aumentano i costi di giacenza che il corriere ti fatturerà;
2. il tuo destinatario è in attesa della merce e nessuno gli ha ancora comunicato l’inconveniente.

In base alla motivazione riportata nell’avviso di giacenza, procederai con le opportune verifiche. Facciamo un esempio per rendere tutto più chiaro.

Il fornitore ti ha comunicato che l’indirizzo del destinatario è sconosciuto?

La prima operazione da effettuare è verificare sull’anagrafica clienti del tuo gestionale se ci sia stato o meno un errore di trascrizione sul DDT/Fattura. Nel caso, proverai a reperire l’indirizzo corretto in rete e se anche dopo questo tentativo non sarai riuscito a risolvere l’enigma, chiamerai direttamente il destinatario.

Ottenuti i dati necessari li comunicherai al fornitore indicandogli espressamente come agire.

E’ sempre opportuno inviare tale riscontro in forma scritta (via email o fax).

Cosa succede dopo la risposta all’avviso di giacenza?

Una volta ricevute le disposizioni, il fornitore provvederà allo sblocco informatico della giacenza e riposizionerà fisicamente la merce in magazzino in una zona di smistamento, affinché possa esser nuovamente consegnata.

Nonostante la rapidità della tua risposta all’avviso di giacenza, la merce difficilmente verrà sbloccata e consegnata il giorno successivo al tentativo di consegna.

L’apertura della giacenza e la comunicazione della stessa al mittente vengono eseguite generalmente entro la sera (giorno A), mentre la lavorazione delle risposte dei clienti e lo sblocco della giacenza stessa, vengono effettuati il giorno successivo (giorno B). Infine, solo il terzo giorno, la merce viene lavorata e messa in consegna sulla base delle nuove indicazioni (giorno C).

Chiariti gli aspetti operativi di base, entriamo nel merito dell’aspetto economico e tariffario soffermandoci sui relativi accorgimenti da adottare.

Come viene calcolata la giacenza di magazzino?

Il costo della giacenza di magazzino viene inserito nella parte finale del listino tariffario, solitamente prima delle condizioni di pagamento o addirittura “mischiata” con altre voci di spesa.

La struttura del listino tariffario è piuttosto complessa e così anche i costi di giacenza non sono composti da un’unica cifra espressa su una riga, ma sono solitamente raggruppati in una serie di specifiche voci di costo, che possono essere presenti o meno a seconda del fornitore scelto.

Qui di seguito osserveremo tutte le voci che potrebbero essere contemplate nei costi di giacenza di magazzino. In questo modo potrai avere una panoramica completa che ti aiuterà sia in fase di contrattazione con il fornitore, sia nella gestione dei costi aziendali.

Giacenza o Dossier

La giacenza, nel listino tariffario, può anche essere chiamata “dossier”, ma comunque la sostanza non cambia. Tale costo viene fatturato ad ogni apertura di giacenza, in quanto considerata dal corriere come una sorta di rimborso per i costi amministrativi, ed in alcuni casi anche operativi, sostenuti per la gestione della pratica di giacenza.

Ipotizziamo ad esempio che il costo di giacenza di magazzino o dossier indicato sul tuo listino tariffario sia pari a 10€. Nel caso in cui la merce venga respinta dal destinatario e quindi costretta a rientrare nel magazzino del corriere, quest’ultimo ti addebiterà in automatico 10€.

Se dopo lo sblocco della giacenza, il destinatario rifiutasse nuovamente la merce, il corriere ti addebiterebbe ancora una volta il costo di giacenza. Quindi, i 10€ spesi precedentemente si sommerebbero ad ulteriori 10€ per un totale di 20€.

Spese di riconsegna in città o in provincia

Una volta sbloccata la giacenza di magazzino, oltre al costo di giacenza o dossier, dovrai sostenere un nuovo costo per la riconsegna al destinatario. L’onere solitamente varia a seconda della dislocazione geografica del ricevente, con costi differenti a seconda che la destinazione si trovi in città o in provincia.

Attenzione, questa spesa dovrebbe essere decisamente inferiore rispetto al costo da sostenere per l’intera tratta. Facciamo un attimo di chiarezza con un banale esempio.

Supponiamo che un pacco di 5 kg spedito da Milano a Firenze sia soggetto ad un costo di trasporto (nolo) di 7 euro. In caso di giacenza, il costo di riconsegna dovrà considerare la breve tratta dal magazzino del fornitore di Firenze al destinatario e quindi dovrà essere una spesa proporzionata e inferiore ai 7€ spesi per il nolo. Considerando infatti il costo sostenuto dal fornitore per pagare il servizio di riconsegna offerto dal “suo” autista, una cifra equa che il cliente potrebbe pagare dovrebbe aggirarsi intorno ai 3/3,5 euro. Va sottolineato inoltre, che i costi legati all’operatività e all’amministrazione sostenuti dal corriere non dovrebbero essere conteggiati in questo ragionamento perché già contemplati nelle spese dossier.

Le voci di spesa di riconsegna annoverano una postilla che spesso sfugge anche ai più attenti, ovvero“…a q.le indivisibile” (quintale indivisibile).

La postilla indica sostanzialmente che il costo di riconsegna proposto nel listino tariffario, sia esso in città o in provincia, vale di 100kg in 100kg. Che cosa significa?

1. La merce potrebbe pesare 1 kg, così come 100 kg, ma tu pagherai sempre la stessa cifra per la riconsegna.
2. Nel caso in cui la spedizione pesasse più di 100 kg, pagherai lo scaglione successivo previsto dal contratto. Ad esempio, se il costo di riconsegna fosse pari a 5 euro e la tua merce pesasse 150 kg, pagheresti per 200 kg spendendo così il doppio, ovvero 10 euro.

Spese di sosta

Le spese di sosta sono solitamente indicate in centesimi (es. 0,60€) e correlate direttamente ai giorni di deposito della merce nello spazio “giacenza” del magazzino del fornitore Se la tua spedizione sosta in giacenza per 5 giorni, pagherai considerando la cifra ipotetica sopraccitata: 5 gg x 0,60€ = 3,0 euro.

Questo costo di sosta si somma ovviamente ai 2 precedentemente descritti, ovvero il dossier e la riconsegna. Anche in questo caso ci sono alcuni aspetti da non sottovalutare:

• anche il valore di questa voce di costo può essere condizionato da quel “q.le indivisibile” visto nella riconsegna;
• nella tariffa proposta dal fornitore potrebbero gravare sulle spese di sosta ulteriori costi, come ad esempio una soglia temporale, oltre alla quale dovrebbe essere corrisposto un altro prezzo. Ad esempio, il deposito potrebbe costare 0,60 centesimi per i primi quattro giorni e salire poi ad 0,80 centesimi a partire dal quinto;
• nell’offerta potrebbe essere specificato anche un costo di sosta minimo. Nel caso corrispondesse a 4 € ti troveresti a versare non meno di tale cifra, indipendentemente dai tempi di permanenza della tua merce nel magazzino giacenza del tuo fornitore.

Riassumiamo le informazioni relative alla voce “spese di sosta” con un esempio nella speranza di chiarire ogni eventuale tuo dubbio.

Ipotizziamo che nella proposta ricevuta dal tuo fornitore siano riportati i seguenti importi:  

• Spesa di sosta a q.le: 0,60€ per i primi 4 giorni.
• Spesa di sosta a q.le: 0,80€ per i successivi giorni (quindi dal 5° in poi).
• Costo minimo: 4€

Considerando i valori appena citati, immaginiamo che la tua spedizione di 10kg rimanga in giacenza solo 2 giorni.

La spesa che dovrai sostenere sarà la seguente:

• 0,60€ x 2gg= 1,2€

Tuttavia, avendo da contratto un costo minimo fissato a 4 € dovrai comunque versare questo importo, anche se la sosta è durata appena due giorni.

Mettiamo caso invece che la tua spedizione, sempre di 10kg, rimanga in giacenza per 9 giorni.

La spesa che dovrai sostenere sarà la seguente:

• 0,60€ x 4gg= 2,4€
• 0,80€ x 5gg= 4,0€

Il totale che dovrai pagare sarà di 6,4€, in quanto il risultato è superiore ai 4 euro fissati per la sosta minima.

Inoltre, è importante evidenziare che il fornitore conteggia come giorni di giacenza di magazzino anche il sabato e la domenica. Ciò rappresenta uno svantaggio nei casi di giacenze aperte il venerdì, poiché il weekend è conteggiato come sosta, nonostante non siano giorni lavorativi e di conseguenza non sia possibile per il cliente effettuare operazioni utili a sbloccare la consegna.         

Il rapporto peso volume (RPV) nella voce giacenza

Molti fornitori includono il rapporto peso volume nelle giacenze di magazzino. Questa scelta non va assolutamente sottovalutata. Tale valore può variare da quello indicato nella prima parte della tariffa, ossia nel nolo, quindi nel trasporto.

Potresti infatti avere nel trasporto un RPV 1/200 e nelle giacenze 1/300: In alcuni casi potrebbe essere addirittura non presente in tariffa, ma contemplato esclusivamente nelle giacenze di magazzino.

Il rapporto peso volume può generare un’impennata dei costi di giacenza e incidere in maniera rilevante sui costi aziendali. Osserviamo da vicino come influisce sulle spese.

Ipotizziamo che la tariffa proposta dal tuo fornitore indichi nella voce riconsegna 7€ a “q.le indivisibile” e nella voce giacenze un RPV 1/300. Supponiamo infine che la tua spedizione sia composta da un piccolo bancale di 40kg, con un volume di 0,576m3 (dimensioni 80x120x60).

Ciò che avviene in questo caso è l’entrata in gioco del RPV che genera un peso tassabile di 172,8kg (0,576×300). A questo punto non pagherai più 7€, bensì 14€, ovvero 7 euro per quintale. Infatti, come visto nel paragrafo precedente i 172,8 kg si arrotondano a 200 kg.

Rientro giorni convenuti

Questa voce indica il numero massimo di giorni che una spedizione può rimanere in giacenza nel magazzino del fornitore senza che questa venga mai risolta e quindi sbloccata. Trascorso questo periodo, la spedizione ritorna automaticamente al mittente, a sue spese, senza alcuna comunicazione ulteriore. Il rientro convenuto è solitamente quantificato dai fornitori in 10/15 giorni.

Giorni di franchigia

Molti fornitori elaborano proposte che contengono nei costi di giacenza di magazzino una voce relativa al numero di giorni di franchigia. Questi ultimi possono riguardare solo le spese di riconsegna, solo il costo relativo alla sosta in magazzino oppure tutti i costi di giacenza (dossier, riconsegna, sosta).

In cosa consistono i giorni di franchigia? Rappresentano un lasso di tempo all’interno del quale il cliente non pagherà alcun costo di giacenza. Ad esempio, se il fornitore inserisse una franchigia di 3 giorni su tutte le spese generate dalla giacenza di magazzino, avresti a tua disposizione questo spazio temporale per rispondere all’avviso inviato dal corriere e sbloccare la giacenza stessa. Ovviamente non pagherai nei 3 giorni concessi alcuna delle voci fin qui elencate (giacenza, riconsegna e sosta).

Anche in questo caso però, ricordati che il fornitore conteggia anche il sabato e la domenica. Di conseguenza, se la giacenza partisse il venerdì “bruceresti” automaticamente 2 giorni di franchigia su 3.

Spero che questo focus sulle tante voci che caratterizzano il costo delle giacenze di magazzino sia stato utile e che soprattutto ti accenda una lampadina su possibili interventi da effettuare per limitare i tuoi costi aziendali.

Un ulteriore elemento di valutazione sui costi di giacenza

Qui di seguito analizzeremo un ulteriore elemento da valutare per avere un quadro completo sui costi di giacenza di magazzino e una visione d’insieme ancor più chiara. Prendiamo come esempio il caso in cui la spedizione finisce in giacenza in seguito ad una serie di tentativi di consegna da parte dell’autista. Per gestire al meglio questa situazione è necessario un pizzico di accortezza e consapevolezza.  

Infatti, molto spesso in questa circostanza l’indirizzo di consegna risulta corretto e non ci sono anomalie di altra natura. Davanti ad un contesto del genere bisogna aver ben chiari alcuni meccanismi chiave:

1. il numero di tentativi di consegna varia da fornitore a fornitore. Mediamente i corrieri ne effettuano due. La sera del secondo giorno, se la spedizione non è stata consegnata, viene posta in giacenza. Altri fornitori invece effettuano un solo tentativo di consegna e poi procedono con l’immediata apertura di giacenza. Altri ancora, effettuano 2 tentativi di consegna addebitandoti però il costo della seconda uscita, attraverso l’applicazione di una voce denominata “lasciato avviso”;

• i motivi più frequenti per i quali il corriere non consegna la merce a destino, nonostante l’indirizzo corretto, sono per lasciato avviso o per il verificarsi di qualche impedimento.

Il lasciato avviso si verifica quando il destinatario non risulta in casa, in azienda o in negozio.

L’impedimento invece si può verificare per svariati eventi, nella maggioranza delle volte però riconducibili all’organizzazione del fornitore. Tra questi potremmo citare le troppe consegne da effettuare in una giornata, incidenti, ritardo nell’uscita dal magazzino e quindi minor tempo per consegnare, eventi naturali come neve, ghiaccio, oppure la rottura del mezzo, un malessere dell’autista e così via.

Il secondo punto appena osservato dovrebbe accendere un campanello di allarme nella tua testa. Sei certo che i “lasciati avviso” indicati dal fornitore siano tutti veritieri? L’autista si è recato realmente sul luogo di consegna, ha verificato con attenzione la presenza del destinatario e magari ha atteso un attimo davanti al suo cancello? Oppure è sfrecciato senza nemmeno passare davanti alla destinazione, giustificando abilmente la sua mancata consegna con un lasciato avviso? O peggio ancora ha lasciato il biglietto di avviso di passaggio senza nemmeno suonare il campanello?

Davanti a tutti questi possibili scenari giunge spontaneo chiedersi quanto sia giusto pagare i costi di giacenza di magazzino a causa degli impedimenti del corriere.

Tuttavia, sarebbe fuorviante addossare le responsabilità esclusivamente agli autisti ed etichettarli come una categoria poco professionale. Non è certamente così. Piuttosto, si dovrebbe esaminare attentamente l’organizzazione del fornitore, ovvero l’azienda con la quale hai stipulato un contratto di trasporto.

L’obiettivo di questo articolo è fornirti una fotografia della realtà quotidiana e permetterti di avere un’idea ben precisa delle qualità del servizio fornito, ma soprattutto dei costi che potresti sostenere. Gli aspetti essenziali di un contratto di trasporto sono proprio la qualità e i costi.

Se il fornitore non opera con coscienza, rispetto o qualità, non solo non verranno soddisfatte le tempistiche di consegna, ma non verranno rispettati gli impegni presi con i tuoi clienti.

Ti troverai quindi a dover sostenere costi di assistenza dovuti alle insistenti chiamate del tuo cliente per conoscere lo stato di consegna della sua merce, ai quali si aggiungeranno gli oneri legati alle giacenze.

I “lasciato avviso” fasulli determinano delle conseguenze importanti per la tua azienda, ovvero producono costi di giacenza di magazzino che dovrai pagare, senza contare il tempo che dovrai perdere per indagare sulla situazione e la reputazione che metterai a repentaglio con i tuoi clienti insoddisfatti.

4 consigli per gestire al meglio i costi di giacenza di magazzino.

Nelle prossime righe troverai una serie di consigli tanto utili quanto importanti per muoverti al meglio in fase di contrattazione con il fornitore evitando di rimanere “schiacciato” sotto i costi di giacenza di magazzino.

Primo consiglio

Una proposta tariffaria caratterizzata da un pacchetto articolato di costi di giacenza non sarà mai in linea con gli interessi economici della tua azienda. Le voci, come il dossier, le spese di riconsegna, le spese di sosta e il RPV, influiranno sempre e comunque negativamente sui tuoi costi aziendali.

L’importo totale derivante dalla somma di tutte queste voci di costo supera ampiamente i costi operativi e amministrativi che il fornitore deve sostenere per la gestione della giacenza.

Quest’ultima indubbiamente rappresenta un costo per il fornitore, e giustamente va condiviso con il cliente, ma dovrebbe essere quantificato con un valore congruo. Il primo consiglio è quello di accettare esclusivamente la voce “giacenza” o “dossier”. Tale costo concettualmente ingloberà al suo interno l’intera gestione amministrativa e operativa del fornitore, compresa quindi la sosta ed il suo eventuale minimo.

Lasciare la merce a “marcire” nel magazzino del corriere non è l’intento di nessun mittente. Di conseguenza, il fornitore non dovrà mai affrontare un costo di sosta spropositato. Una spesa dossier quantificata in 10-12 euro potrebbe essere una cifra più che adeguata.

Secondo consiglio

La riconsegna in città o in provincia rappresenta una spesa oggettivamente molto rilevante. Anche in questo caso, la ripetizione della consegna è un costo aggiuntivo per il fornitore. Tuttavia, il supplemento imposto dovrebbe essere comunque equo.

Un prezzo di riconsegna di 3-3,5 euro è una cifra adeguata e sufficiente al fornitore per saldare gli impegni presi verso l’autista o la società per cui lavora (chiaramente questo costo deve essere rivalutato per merce molto pesante e voluminosa).

Nella negoziazione del contratto di trasporto, la soluzione migliore è senza dubbio quell di ottenere l’eliminazione della voce. Nonostante ciò, anche far inglobare il costo di riconsegna nella voce dossier potrebbe essere vantaggioso. In questa fattispecie l’incidenza economica non cambia, però tale accorgimento ti consentirebbe un miglior controllo delle tariffe, delle fatture e dei costi.

Terzo consiglio

Il Rapporto Peso Volume nelle giacenze, così come nelle tariffe di trasporto (nolo), può aggravare pesantemente e spesso in maniera incontrollata i tuoi costi. Il consiglio è quello per lo meno di equiparare il RPV delle giacenze a quello del nolo.

Se il listino tariffario proposto dal fornitore riporta ad esempio un RPV sulle tariffe di trasporto pari a 1/250, cerca di ottenere lo stesso valore nella voce giacenze, in modo che la quotazione per lo meno risulti avere un filo logico facilitandoti il calcolo. Nel caso in cui il RPV non sia presente nelle tariffe di trasporto, contratta con il tuo fornitore per ottenere l’eliminazione della voce anche dalle giacenze.

Quarto consiglio (il più importante)

Durante la negoziazione del contratto insisti per inserire in tariffa la franchigia, possibilmente di 4 giorni. Grazie a questo “salvagente” potresti anche accettare l’inserimento nel listino di tutti i costi di giacenza visti fin qui. Ottenere i giorni di franchigia nel contratto significa abbattere un onere che grava pesantemente sui costi della tua azienda.

Quattro giorni rappresentano un lasso di tempo sufficiente per poter riscontrare il tuo fornitore, senza dover sostenere alcuna spesa. Inoltre, con questo spazio temporale a disposizione potresti bypassare anche il problema del conteggio del sabato e della domenica, come osservato nei paragrafi precedenti.

Quinto consiglio

È fondamentale monitorare ogni giacenza comunicata, verificando per ciascuna la correttezza delle motivazioni indicate dal fornitore. Fornire un consiglio su come agire in questo contesto non è semplice, in quanto ogni realtà presenta caratteristiche diverse e necessita di strumenti specifici. Tuttavia, Farsi Strada è pronto ad ascoltare i tuoi dubbi e le tue esigenze attraverso il servizio Saperespresso.

Il monitoraggio delle giacenze è essenziale anche qualora nel tuo contratto fosse presente la franchigia sui costi. Quest’ultima, infatti, ti consentirà di limitare le tue uscite, ma non potrà influire sulla qualità e le tempistiche di consegna offerte dal fornitore.

Non dimenticare che il tuo destinatario è in trepidante attesa della merce ed il tuo compito è rispettare ad ogni costo gli impegni presi.

Il controllo sulla veridicità delle giacenze ti permette di spingere il fornitore a prestare maggiore attenzione al servizio fornito e ad intervenire dove necessario per apportare le dovute migliorie. Questa analisi peraltro ti permetterà, in assenza di franchigia, di richiedere uno storno delle spese per tutte quelle giacenze non imputabili a te o al tuo destinatario.

La scelta del fornitore non può essere conseguenza solo di una valutazione economica delle tariffe, ma deve esser necessariamente il risultato di un riscontro quotidiano sulla qualità del servizio offerto.