Questo articolo è il primo di due, entrambi con l’obiettivo sfidante di creare una via d’uscita dalla giungla dei contratti di trasporto.

Nel secondo articolo, affronteremo la differenza tra la tariffa Regionale e quella Nazionale.

Il mio invito quindi, terminata questa lettura, è quello di andare a leggere anche il prossimo articolo perché oltre ad essere a mio avviso molto interessante, si abbina perfettamente con quanto vedremo di seguito.

Iniziamo!

Hai mai notato quante tipologie di contratti di trasporto, vengono proposte dai vari corrieri espressi e spedizionieri?

Qualsiasi mansione tu ricopra, se hai contatti con i corrieri, avrai sicuramente ricevuto decine di tariffe differenti e non tutte, ahimè comprensibili.

Se consideri solamente la distribuzione in Italia, le tariffe con diverse strutture e concetti possono arrivare come minimo fino a 25 forse 30.

È una giungla o meglio una selva, come piace dire a me, o una selva oscura come direbbe il nostro sommo poeta Dante Alighieri, il quale se fosse ancora tra noi, non ho dubbi sul fatto che utilizzerebbe uno dei suoi canti più famosi:

 “nel mezzo del cammin di nostra vita mi ritrovai per una selva oscura, ché la diritta via era smarrita…”

per descrivere lo smarrimento degli imprenditori, dei manager, dei responsabili dei trasporti, degli acquisti, della supply chain, quando questi devono affrontare le diverse proposte tariffarie ricevute.

Con questo articolo, ti accompagno nel tuo percorso di formazione e con un pizzico di convinzione, sono certo di aiutarti ad uscirne vincente.

Ricordati, che anche nei Contratti di trasporto: la strada la determini tu!

Non permettere che il fornitore abbia il controllo della situazione: devi essere tu ad indicare la struttura tariffaria che desideri.

La stragrande maggioranza di chi deve gestire il rapporto con questi fornitori, lascia piena libertà al corriere e ciò accade per svariati motivi.

Alcuni esempi:

• Non hanno le competenze per riconoscere i vantaggi e gli svantaggi nella scelta di un contratto tariffario.
• Non conoscono bene le esigenze della propria azienda o non conoscono nel dettaglio gli ordinativi oppure la composizione delle spedizioni che si affidano al corriere (la distribuzione dei pesi, dei volumi, le destinazioni, l’incidenza del costo del trasporto sul valore della merce spedita).
• Si lasciano prendere dal panico e permettono che sia il fornitore a proporre una quotazione. In questo caso però, non si rendono conto di quanto sia nocivo fare le cose perché “sono sempre state fatte così” o quanto sia importante costruire a monte, una strategia per i contratti di trasporto per la propria azienda.

Se ti sei rivisto, in qualche modo, negli esempi citati, allora a parer mio è giunto il momento di modificare il tuo approccio. Questo è il primo e importante passo per un percorso di consapevolezza e di controllo, sui costi e sui contratti di trasporto.

Ricorda quindi che il tipo di tariffa e la sua struttura la devi decidere tu ed è eventualmente il tuo fornitore che deve adattarsi alle tue richieste.

Perché è così importante instaurare sin da subito un approccio deciso con il fornitore?

Per 3 motivi:

1. Risparmi tempo. Prova a pensare a quante energie devi investire per fare un confronto tra le tariffe dei vari trasportatori. Ti serve invece un metodo chiaro e che ti permetta di agire velocemente.
2. Scegli fin da subito, quali sono le voci di spesa che vuoi includere nel contratto tariffario. In questo modo detti fin dall’inizio le tue condizioni. Attenzione: non devi necessariamente svalutare in toto, la proposta del tuo fornitore perché magari al suo interno contiene anche qualcosa di interessante per te e la tua azienda. Se vuoi invece confrontarla con un suo concorrente, fallo ma per ambire a qualcosa di diverso e più vantaggioso, non limitarti quindi ad elencargli le medesime caratteristiche che hai già in essere.
3. Questo terzo motivo è anche una conseguenza dei primi due, ossia la capacità di fare una ferrea selezione tra i corrieri, perché chi si interfaccerà con te, lo farà per garantirti quanto da te richiesto.
   Non dimenticare: sei tu il cliente!

Quali indicazioni devi fornire al trasportatore per ricevere un contratto di trasporto adeguato alle tue esigenze?

Una di queste è la scelta tra la tariffa a COLLO e la tariffa a PESO (quella a Volume è meno diffusa e la analizzeremo in un’altra occasione).

Queste due, quindi Collo e Peso, sono le principali tipologie di quotazione che il mercato attualmente offre. Diciamo subito che non c’è una struttura adatta a tutte realtà e quindi ogni azienda dovrà scegliere in funzione delle proprie peculiarità.

Posso inoltre già affermare che in condizioni standard, il costo non varia a seconda della scelta di un tipo di tariffa o dell’altro (ossia se la tratta Milano-Verona costa al corriere 50 euro, rimarranno 50 euro sia con la tariffa a peso, che con la tariffa a collo, che con quella a volume).

È molto importante però, scegliere la tipologia di tariffa in funzione delle caratteristiche della merce che spedisci, oppure della tua capacità di controllare i dati e le fatture.

Se spedisci prodotti ben definiti, in termini di peso e volume, è opportuno che tu scelga una tariffa a collo (per collo si intende a pezzo che sia a cartone, a busta, a bancale, a bauletto).

Un esempio tipico è il settore calzaturiero. In questo mondo solitamente si spediscono paia di scarpe suddivise nei cartoni per misura e modello, inoltre i pacchi hanno tutti la stessa dimensione. Se fai parte di questo mondo o le tue merci hanno caratteristiche analoghe, scegli la tariffa a collo. Per questo settore calzaturiero, ancor meglio è avere due quotazioni: una a collo per i modelli estivi e una a collo per i modelli invernali. In questo modo è più facile comprendere il costo per singolo paio di scarpe.

Un altro esempio è il settore dell’abbigliamento, dove si spediscono bauletti o pacchi delle stesse dimensioni.

Non dimentico nemmeno chi spedisce una determinata tipologia e dimensione di merce. 
Prodotti molto piccoli, che richiedono imballi come buste, necessitano per esempio di una tariffa a collo.

Come “ragiona” una tariffa a collo?

Con questa tariffa, si paga una determinata cifra per ogni pezzo affidato che sia esso a collo/bancale/busta/bauletto e questo importo cala, all’aumentare dei colli diretti ad un unico destinatario.

Faccio un esempio con dei valori ipotizzati. 
La tariffa potrebbe apparire in questo modo:

1/1= euro 5 (se la spedizione è composta da 1 collo questo lo pagherai 5 euro).

2/2= euro 4 (se la spedizione è composta da 2 colli, questi li pagherai 4 euro ciascuno ossia 8 euro).

3/3= euro 3 (se la spedizione è composta da 3 colli, questi li pagherai 3 euro ciascuno ossia 9 euro).

Hai compreso pertanto che aumentando i colli per spedizione, diminuisce il costo per singolo pezzo.

Inoltre ti sarà certamente chiaro come si tratti di un sistema semplice che permette a tutta la filiera aziendale (ossia dall’imprenditore, all’amministrativo, al commerciale, al magazzino) di avere un’idea chiara dei costi e soprattutto di poterli preventivare e monitorare.

Come fare se i prodotti hanno dimensioni e pesi differenti?

In questo caso la tariffa più appropriata è certamente quella a peso.

Abbiamo sottolineato in precedenza, che la strada la determini tu cliente, quindi se detti tu le regole, la tariffa a peso sarà strutturata dal fornitore secondo le tue indicazioni.

Quali dovrebbero essere le tue specifiche?

Dal mio punto di vista una delle prime cose da chiedere è una tariffa a peso con il più alto numero possibile di fasce, in quanto più il loro range sarà “ristretto”, più il costo che sosterrai sarà calzante con quanto affidato.

Per capirci meglio la soluzione migliore dovrebbe essere 0/1kg – 1/2kg – 2/3kg – 3/4kg – 4/5kg – 5/6kg… fino a “oltre 100kg”.

Chiaramente il fornitore non sarà in grado di proporti 100 fasce di peso, ma ritengo che la maggior parte dei corrieri sia in grado di suggerirtene almeno una decina; dall’altra, un numero inferiore a questo, ti dovrebbe portare ad effettuare altre valutazioni sulla scelta del fornitore con cui siglare l’accordo.

Due esempi per semplificarti questo passaggio: 

Ipotizziamo che la tua azienda spedisca, tra le altre cose, anche materiale con peso di 22kg (tralasciamo momentaneamente l’incidenza del volume e quindi del rapporto peso volume) e poi simuliamo il caso con fasce di peso ampie, come proposto dal fornitore e il caso con fasce di peso ristrette, come da te richiesto.

Primo esempio: 
Supponiamo che tu NON abbia impartito al fornitore alcuna indicazione su come dividere le fasce di peso e quest’ultimo ti abbia presentato una tariffa, con fasce di peso ampie, tra le quali una “20-30kg”.
Ipotizziamo che quest’ultima fascia di peso, che coinvolgerà per l’appunto le spedizioni comprese dai 20 ai 30 kg, riporti un prezzo di 15 euro.

Ciò significa che ogni volta che tu affiderai al corriere la tua spedizione di 22 kg spenderai 15 euro (stessa cifra per tutte le spedizioni di peso compreso tra 20 kg e 30 kg). 

Secondo esempio: 
Ora immaginiamo invece che tu abbia chiesto espressamente una divisione ristretta delle fasce di peso e il trasportatore, ti abbia accontentato presentandoti una lunga lista di fasce, tra le quali, una da “20-25 kg” e una “25-30 kg”. 
(La prima fascia 20-25 kg, essendo più ristretta rispetto a quella dell’esempio precedente che era di 20-30Kg, non potrà riportare ovviamente la stessa cifra di 15 euro ma costerà meno. Altrimenti vorrebbe dire che nel primo esempio, il corriere non aveva ben ponderato i propri costi, accollandosi un grande rischio, nel caso in cui il peso della merce fosse cambiato spostandosi su valori compresi tra i 23 ai 30 kg). 
Consideriamo quindi un probabile prezzo della prima fascia “20-25 kg” di 10 euro e della seconda fascia “25-30 kg” di 20 euro (questo è un esempio che ci aiuta a rendere più semplice il ragionamento).

Ciò significa che ogni volta che tu affiderai al corriere la tua spedizione di 22 kg spenderai 10 euro.

Perché ti ho fatto questi due esempi?

Dalle ipotesi sopra citate risulta più vantaggioso avere una fascia con un range ristretto, quindi più appropriato alle tue esigenze.
Se il fornitore propone una fascia di peso molto ampia, probabilmente il prezzo indicato sarà all’incirca una media dei costi che lo stesso dovrebbe sostenere, per trasportare la merce con quel range di peso.
Se il corriere suggerisce una fascia di peso ampia, ragionando solo sui 22kg, non tiene conto che nel corso del tempo il tuo business potrebbe cambiare e, di conseguenza, richiedere pesi diversi. Questo ragionamento porterebbe ad un incremento dei costi.

Prova a pensare se tu dovessi quantificare il prezzo di un servizio ad un cliente, sapendo che a causa delle poche informazioni il costo da te sostenuto potrebbe variare dai 50 ai 100 euro, cosa faresti?
Proporresti 100 euro, rischiando di esser fuori mercato e quindi di perdere l’ordine, oppure 50 euro per essere certo dell’acquisto ma rischiando di rimetterci. Oppure consiglieresti una più verosimile via di mezzo di 75 euro distribuendo così il rischio?

La terza scelta è la più probabile, così come lo è il fatto che il fornitore non rischia mai del suo (salvo non sia una scelta o un errore commerciale al quale prima o dopo gli verrà chiesto di rimediare).

A mio avviso è opportuno scegliere di distribuire i pesi in numerose fasce, per una questione economica e soprattutto per un vero controllo dei costi di trasporto, che ti consenta di avere prezzi adeguati alle esigenze della tua azienda.

Abbiamo detto sin dall’inizio che le strutture tariffarie sul mercato sono le più disparate, così come le esigenze dei clienti.
È evidente quindi che ogni situazione va analizzata singolarmente e che gli esempi indicati non possono essere applicati, indistintamente alle diverse realtà aziendali, ma sono assolutamente utili per fornirti, una maggior consapevolezza nei tuoi mezzi e quindi una migliore capacità di decisione.